各位老师、同学:
为做好暑期院内举办报告会、研讨会、讲座和组会等的会议室使用管理工作,科学调配、规范使用院内会议室,更好地提供会议保障和服务,现就暑假期间会议室预约管理工作通知如下:
一、做好预约审核。暑期会议室继续实行网上预约使用与管理,预约时必须注明使用用途,不得私自改变用途或虚报用途。预约人提前联系值班教师前往学院办公室登记,领取会议室门卡或钥匙,如遇周末,需放假前一天办理预约手续,确保各类活动在遵守相关规定的前提下有序进行。
二、做好借用引导。预约人须提前做好多媒体设备的测试工作,会议室使用完毕,须关闭设备、电源和门窗,保持会议室整洁,并于2-4小时内联系值班教师归还借用的会议室门卡或钥匙,核销借用记录。如遇周末,须周一第一时间办理归还手续,不得影响后续使用。
三、做好安全管理。值班教师在会议室预约开放时段开展安全巡查,监督会议室的使用情况,及早发现并及时报告问题,做到早发现、早上报、早处置。使用人应爱惜设备及物品,如电脑、投影仪、电视等,认真检查室内设施完好情况,并注意用电安全。会议室设备如有损坏应及时上报给值班教师,否则,责任由预约人承担。
材料科学与工程学院
2022年7月22日